Rapport d’activité PowerPoint | ABD asso Nantes
Quand Christophe a planifié un rendez-vous avec moi, c’était dans l’objectif de remplacer son graphiste en cessation d’activité. Pendant l’échange, j’ai parlé du rapport d’activités entièrement revu par un de me clients, et il a tout de suite accroché. Le rapport de l’association nantaise ABD à l’époque était un texte “fleuve”, réalisé en interne dans Word, avec peu de mise en page.
ABD ? L’atelier Bricolage Dervallières est une association de l’économie sociale et solidaire, au coeur du quartier des Dervallières à Nantes. Elle a pour but de favoriser l’insertion sociale et professionnelle en améliorant le cadre de vie des habitants du quartier.
J’ai proposé de procéder ainsi :
- analyse de l’existant
- entretiens avec quelques lecteurs pour obtenir leurs retours et envies
- accompagnement pour faire du ménage et sélectionner les contenus les + pertinents
- proposition de maquette sur quelques pages types
- exécution et finalisation du document sur l’ensemble des pages
- création d’une version courte (au besoin)
J’ai identifié plusieurs problèmes :
Une charte graphique mais pas les outils pour la déployer
Constat : l’association a fait de réels efforts de communication, avec la création d’une brochure de qualité, de flyers pour chacune de ses activités, d’un nouveau site web. En revanche, aucun modèle de document exploitable en interne n’a été conçu : pas de canva, pas de modèle PowerPoint ou Word, qui sont pourtant les outils utilisés au quotidien.
Résultat : le rapport annuel, home made, est illustré de schémas issus de la brochure. Ce sont pour la plupart des captures d’écran du pdf, de mauvaise qualité, qui deviennent rapidement obsolètes car impossibles à mettre à jour sans la suite Adobe et les compétences pour le faire.
Besoin d’un avis extérieur sur les contenus du rapport d’activités
Constat : le rapport fait 39 pages. Les informations sont intéressantes et variées, mais peu mises en page, et très (trop) exhaustives.
Exemples :
- Les témoignages sont très longs. Ils expliquent l’entièreté du parcours des participants, quand une exergue suffirait.
- Il y a beaucoup de chiffres et on ne sait pas trop lesquels retenir / lesquels sont les plus parlants.
Résultat :
- Il est impossible de balayer ce support rapidement, de le feuilleter et d’en retenir l’essence.
- Le rapport est peu adapté à un lecteur extérieur à l’association. C’est une synthèse qui intéressera les membres actifs mais qui risque de décourager les personnes extérieures, comme les financeurs, qui auront du mal à trouver les informations qui les intéressent.
- Le document ne respecte pas la charte graphique, et ne s’inscrit donc pas dans la communication de l’association et est peu valorisant.
Un rapport annuel PowerPoint = autonomie et “recyclabilité”
En conséquence, j’ai proposé d’utiliser un logiciel déjà utilisé par les membre de l’asso : PowerPoint. J’ai créé un template avec lequel il est facile de créer de nouvelles pages, et de modifier les contenus existants.
J’ai également créé tous les graphiques et schémas dans Powerpoint. Tous les éléments, pictos, textes, chiffres clés, sont séparés et modifiables pour une mise à jour optimale.
L’ABD a fait un effort financier en année 1 pour obtenir un support entièrement modifiable par ses soins, et a donc été autonome pour la mise à jour dès l’année 2.
Résultat : un rapport + lisible pour les partenaires et financeurs
Le document final fait 23 pages, et s’est grandement amélioré :
- Clarté : un type de contenu par page ou double page
- Reprise de la charte : Un code couleur pour différencier les différentes activités : action de dynamisation sociale, chantier d’insertion, maintenance, ressourcerie, médiation sociale…
- Lisibilité : un gros travail a été fait sur les titres, pour les rendre parlants et explicites, et inviter à la lecture. Un gros tri a été fait pour garder l’essentiel sans entrer trop dans des détails très particuliers.
- Dynamisme : de nombreux niveaux de lecture ont été ajoutés : chiffres clés (pas trop), citations, encadrés bilans. Il est facile de “picorer” du contenu, d’accrocher sur un élément qui donne envie de lire la page davantage.
Un rôle de conseil dans la refonte de ce rapport annuel
J’ai été vraiment ravie de cette collaboration. Christophe m’a “donné les clés” du rapport et m’a fait entièrement confiance. J’ai réalisé le chemin de fer et sélectionné les éléments clés, intéressants et parlants pour le lecteur sur une page type. J’ai donné des recommandations pour la rédaction des pages suivantes, et je suis restée œil extérieur sur l’ensemble du document, qui a été très bien reçu en interne et auprès des financeurs. Le gain en lisibilité et facilité de lecture n’a pas fait débat. 😉
Un client ravi : “Merci Sophie, super collaboration, notre nouveau rapport d’activité a énormément gagné en clarté et en impact !”