Quand j’ai refondu le rapport d’activité de l’ABD, je suis partie de la base existante, le rapport 2023, qui était un document Word très long et peu mis en forme. Avant de commencer la refonte, j’ai proposé les étapes suivantes :
- analyse de l’existant
- entretiens avec quelques lecteurs pour obtenir leurs retours et envies dans ce type de support (UX design)
- accompagnement pour faire du ménage et sélectionner les contenus les + pertinents
Je vais me concentrer aujourd’hui sur l’étape 2, que je vous détaille ci-après.
Organisation d’entretiens utilisateurs / lecteurs, à Nantes
Mon client a retenu 3 profils que j’ai interviewés en 1 to 1 : un bénévole administrateur de l’asso, un co-président et un responsable du CCAS. Bien que peu nombreux (en général, on va au-dessus de 5), les interviews ont permis de recouper des informations et d’avoir un retour sur la version initiale du document.
J’ai transmis et fait valider la trame d’entretien à mon client. Elle contient un déroulé, et une liste de questions auxquelles ont cherche des réponses, en essayant au maximum de limiter nos biais.
Les entretiens se sont déroulés dans les locaux de l’ABD et ont duré 45 minutes environ par personne. J’aime beaucoup passer du temps dans les locaux de mes clients, cela me permet d’avoir du “off”, et de mieux saisir l’ambiance de la structure, de capter tout ce qui ne se dit pas dans les présentations et sites internet, mais qui “se sent” !
Synthèse et restitution des entretiens
J’ai analysé et remis une synthèse organisé en plusieurs thématiques :
Un rapport trop dense, à hiérarchiser et aérer
Le contenu est jugé intéressant et représentatif de l’activité. Tous s’accordent à dire que le rapport est trop long (55 pages Word, c’est maxi long !), qu’il manque de synthèses introductives et de vision globale sur les activités.
Une structuration à clarifier
Il est difficile de se repérer dans le document en raison de l’absence de pages de transition ou d’introduction entre les grandes parties. La table matière est peu utilisée car trop détaillée. L’organisation thématique n’est pas toujours intuitive, et certains sujets sont transverses à plusieurs parties.
Un contenu riche mais trop interne
C’était une question centrale : pour qui rédige-t’on le document ? Est-ce une bible qui donne TOUTES LES INFOS à un public captif (souvent en interne), ou doit-on élaguer pour le rendre plus digeste pour un lecteur qui a peu de temps (potentiellement l’externe, le financeur) ?
Le résultat : les financeurs et partenaires externes peinent à y trouver rapidement les infos qui les concernent. Il y a une telle densité que les messages clés, intentions politiques et perspectives sont peu lisibles.
Des visuels appréciés mais à retravailler
Les photos “de terrain” sont très appréciées, elles rendent visibles les actions de l’asso. Les schémas sont parfois de mauvaise qualité, et certaines informations se répètent. Trop de graphiques détaillés nuisent à la synthèse, et on doit faire l’effort de comprendre chaque graphique.
Identité et impact à renforcer
La présentation générale de l’ABD est jugée trop longue et peu performante : elle ne donne pas une vision d’ensemble de l’association, avec ses missions, valeurs et spécificités. Les témoignages sont jugés importants car ils illustrent concrètement l’activité, mais trop longs et mal positionnés. Ils seraient davantage appréciés en regard d’une action proposée, plutôt que dans une partie spécifique.
Un questionnement sur les données financières, partenaires et projections
L’absence ou la dispersion des informations financières, qui pourraient avoir leur place dans le document, est notée. La question reste ouverte car les avis sont partagés. On s’interroge sur l’absence des financeurs dans le document, qui pourraient être mis + en avant. Il est noté l’importance de projeter vers les ambitions et orientations à venir dans la conclusion qui en l’état est plutôt une synthèse qu’une véritable projection vers l’avenir.
Propositions d’améliorations
Grâce à l’identification de divers “point de douleurs”, j’ai proposé une liste d’actions que voici :
| Axe | Propositions |
| Global |
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| Structuration |
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| Contenu narratif |
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| Visuels & lisibilité |
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| Financeurs & partenaires |
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| Écologie / territoire |
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Proposition de chemin de fer aux petits oignons
On avance, on avance ! Je me suis ensuite chargée de la proposition de chemin de fer, c’est-à-dire la répartition des sujets sur les pages. Je ne vais pas tout vous détailler, mais j’ai retenu les principes suivants :
- un document accessible et rythmé, avec des doubles pages thématiques
- un rapport compact mais complet. Objectif : 24 pages (moins de 10 minutes de lecture vs plus d’une heure auparavant)
- un support aussi bien lisible pour un élu, un partenaire, un bénévole ou un habitant, pas trop détaillé donc.
Mission accomplie !
À la fin de la mission, mon client m’a dit :
“C’est fou, on a supprimé énormément de textes et j’ai pourtant l’impression que le rapport est beaucoup plus complet”.
On ne pouvait pas me faire meilleur compliment ! L’ABD a eu d’excellents retours suite à la diffusion du rapport, que l’asso a été opérationnelle pour mettre à jour dès l’année suivante, car le rapport a été fait dans PowerPoint ! Je vous ai déjà parlé de la puissance de PowerPoint, que souvent vous savez utiliser et qui vous rend facilement autonome ?